Cómo hacer una tormenta de ideas útil y efectiva

Una tormenta de ideas es una técnica de pensamiento utilizada para estimular la producción de ideas por parte de un grupo sobre un problema o reto concreto.

El método de la lluvia de ideas o brainstorming es una de las herramientas más utilizadas aplicadas al trabajo en equipo para la toma de decisiones. Sin embargo, para que sea útil y efectiva es recomendable que cumpla una serie de condiciones.

A continuación comparto contigo algunas claves para que la lluvia de ideas aporte buenos resultados.

Pocos participantes

Para que la tormenta de ideas sea eficaz hay que limitar el número de participantes. Es inviable hacer una reunión productiva con muchas personas, y aunque es difícil dar un número ideal de participantes, una buena media podría estar entre 4 y 7 personas.

Perfiles diversos

Tan importante como limitar el grupo es que el tipo de personas que participe en la lluvia de ideas sea muy variado.

La tormenta de ideas es mucho más efectiva cuando los participantes tienen perfiles muy diversos, tanto de conocimiento como de profesión o de actividad.

Si los integrantes de la lluvia de ideas tienen perfiles muy similares se puede caer en el pensamiento en grupo, o groupthinking, que lleva en la mayoría de los casos a tomar decisiones malas o irracionales.

También es importante buscar personas de actitud abierta, flexibles y tolerantes al cambio.

Duración limitada

Para que una tormenta de ideas sea efectiva hay que poner un límite de tiempo, no puede durar 5 horas, por ejemplo.

Al igual que con el número de participantes, es complicado estimar un tiempo exacto sobre cuánto debe durar la sesión de lluvia de ideas.

Podemos establecer un mínimo de 15 minutos y un máximo de 90, y dentro de esa franja se podría considerar adecuado que la reunión se extendiera entre 20 a 45 minutos.

El objetivo de fijar un tiempo reducido es que las personas que participen en la lluvia de ideas se vean forzadas a pensar y que su cerebro esté activo. Por eso, más de 30 o 40 minutos empieza a ser una reunión larga, en la que la concentración disminuye y la calidad de las aportaciones baja.

Un facilitador

El facilitador o líder del grupo tiene un rol clave en la lluvia de ideas, pues guía a los participantes a la hora de aportar ideas.

Si el tema es complejo o muy grande, el facilitador puede dividirlo. Su tarea es promover que todas las personas hablen, y mantener una postura neutral.

Es importante que conozca a fondo las diferentes actividades que cada uno de los participantes desarrolla y cómo pueden aportar al ejercicio.

Anotar todo

Otra de las tareas fundamentales del facilitador es apuntar todo lo que se diga durante la tormenta de ideas. Es el encargado de llevar un registro.

Lo ideal es que el facilitador lleve ese registro mediante un sistema que todos puedan ver mientras se desarrolla la sesión, ya sea en una pizarra, un ordenador con una gran pantalla, un rotafolio, etc.

No juzgar

Las ideas no deben ser criticadas cuando se exponen, ya que algunas personas pueden sentirse intimidadas y quizá dejen de ofrecer temas.

Por ello, durante la tormenta de ideas no se puede juzgar ni evaluar ninguna de las aportaciones. Todas las ideas, por muy locas que parezcan, son válidas.

Está prohibido decir no a una idea. Los participantes tienen que asumir como una regla fundamental que no se puede reír ni criticar ninguna idea en el momento en el que se plantean. Ya habrá ocasión después de valorar su viabilidad, pero cuando alguien lanza una propuesta no se puede juzgar ni criticar.

Pensar sin restricciones

Para que puedan surgir buenas ideas hay que dejar llevarse en algunos momentos por un pensamiento casi irracional.

Los participantes pueden plantear ideas locas o disparatadas, porque de ahí pueden salir otras más realizables.

Es conveniente, por tanto, pensar sin ataduras ni restricciones. En definitiva, es más importante la imaginación que el conocimiento.

Participación obligatoria o no

Uno de los interrogantes que se suelen plantear cuando alguien se propone hacer una tormenta de ideas es si los participantes en la reunión están obligados a hacer aportaciones o pueden abstenerse de hablar si no tienen ninguna idea que compartir.

La decisión de hacer obligatoria la participación o no se tiene que comunicar a los asistentes antes de iniciar la sesión y dependerá del tipo de tormenta de ideas que se quiera desarrollar.

Si lo simplificamos mucho hay dos tipos de tormentas de ideas: una en la que el facilitador propone un tema y cada uno de los participantes tiene que aportar sus ideas o sus conclusiones; y otra en la que el facilitador propone las ideas y espontáneamente cada uno de los participantes va respondiendo.

El primer modelo tiene la ventaja de que se aportan muchas más ideas porque cada uno de los participantes tiene que aportar una por obligación.

En el segundo puede haber participantes que no contesten o no aporten nada por vergüenza o porque crean que no tienen algo interesante que compartir.

Si se obliga a las personas a participar pueden aportar ideas absurdas simplemente por el hecho de existir esa obligación de responder, mientras que si la participación es espontánea, las ideas suelen estar bastante alineadas con el objetivo de la reunión.

Seleccionar las ideas

La técnica de tormenta de ideas se basa en dar ideas a lo loco y en un efecto de expansión, de modo que cuando alguien da una idea, otro aporta una idea sobre esa y un tercero comparte otra idea sobre las anteriores. Así se van sumando aportaciones.

Una vez concluida la sesión, hay que organizar las aportaciones para obtener un resultado.

Lo primero es reunir todas las ideas, eliminar las reiterativas y agrupar las restantes por algún criterio.

A partir de ese punto se pueden seleccionar las ideas que más se ajustan al objetivo de la reunión o sobre las que se quiere trabajar.

Para ello, todos los participantes pueden votar cuáles son las ideas más adecuadas y seleccionar un número reducido (5 – 10) consensuado previamente.

A partir de ese momento todas las ideas pueden someterse a la crítica por parte de los participantes e incluso establecer una segunda votación para reducir aún más las propuestas sobre las que se trabajarán.